Case Study · HR & Onboarding
Von 8 Stunden auf 20 Minuten:
Onboarding im Autopiloten
HR-Zeitaufwand pro Einstellung
Vorher
~8 Stunden
Nachher
~20 Minuten
Vergessen-Fehler
Vorher
Regelmäßig
Nachher
0 (auditiert)
Tag-1-Bereitschaft
Vorher
2–3 Tage Verzug
Nachher
Tag 1, ab 9 Uhr
Kundenkontext
Branche
SaaS (B2B-Software)
Größe
30–60 MA (stark wachsend)
Wachstum
4–6 Neueinstellungen/Monat
Das Problem
Jede Neueinstellung löste eine manuelle To-Do-Lawine aus: Vertrag erstellen, IT-Accounts anlegen, Slack-Invite senden, Hardware bestellen, Lohnbuchhaltung aktualisieren. Kein zentrales Tracking, keine Automatisierung – jede Einstellung war ein manuelles Projekt.
- —Ø HR-Zeitaufwand: 8 Stunden pro Einstellung, verteilt auf mehrere Tage
- —Regelmäßige Vergessen-Fehler: fehlende Accounts, verspätete Hardware
- —Neue Mitarbeiter warteten am ersten Tag auf funktionierende Zugänge
- —Kein Audit-Trail: Wer hat wann was erledigt?
Die Lösung
Stack: n8n + Personio + DocuSign + Slack API + Jira + Google Workspace Admin API + DATEV
Trigger: Status-Änderung in Personio auf „Eingestellt" → Webhook an n8n
Vertragsgenerierung & Signatur
Arbeitsvertrag wird mit Daten aus Personio befüllt und via DocuSign an neuen Mitarbeiter und Geschäftsführung zur Signatur gesendet.
IT-Provisionierung
Google Workspace Admin API erstellt E-Mail-Account, setzt temporäres Passwort, weist Gruppen und Berechtigungen zu.
Tool-Zugänge
Parallele Branches: Slack-Invite, Notion-Einladung, GitHub-Team-Invite (rollenabhängig).
Hardware-Bestellung
Jira-Ticket wird mit allen Daten (Name, Startdatum, Equipment-Bundle nach Rolle) erstellt. Office-Management erhält Slack-Notification.
Lohnbuchhaltung
DATEV wird via API mit dem neuen Mitarbeiter als Lohneintrag aktualisiert.
Checkliste & Monitoring
Onboarding-Checkliste in Notion für den Teamlead. Offene kritische Punkte (z.B. Vertrag nicht unterschrieben nach 24h) lösen automatische Erinnerungen aus.
Das Ergebnis
| Metrik | Vorher | Nachher |
|---|---|---|
| HR-Zeitaufwand pro Einstellung | ~8 Stunden | ~20 Minuten |
| Vergessen-Fehler | Regelmäßig | 0 (auditiert) |
| Tag-1-Bereitschaft | 2–3 Tage Verzug | Tag 1, ab 9 Uhr |
| Skalierbarkeit | Bottleneck >4 MA/Monat | Unbegrenzt |
Ähnliches Problem? Lass uns reden.„Wir haben den Workflow einmal gebaut. Seitdem kümmert er sich um jeden neuen Mitarbeiter selbst."