Case Study · Vertrieb
Vom 3-Tage-Rückstand zur
2-Stunden-Reaktionszeit
Reaktionszeit auf Anfragen
Vorher
2–3 Werktage
Nachher
< 2 Stunden
Follow-up-Quote
Vorher
~60%
Nachher
100%
Umsatz Q1
Vorher
Baseline
Nachher
+15%
Kundenkontext
Branche
Industrielle Fertigung (Bauteile & Komponenten)
Größe
ca. 50 Mitarbeiter
Vertrieb
4 Mitarbeiter, B2B, hoher E-Mail-Anteil
Das Problem
Eingehende Anfragen landeten im allgemeinen E-Mail-Postfach. Von dort wurden sie manuell in eine Excel-Tabelle übertragen, geprüft, einem Vertriebsmitarbeiter zugewiesen und als Angebot in Word zusammengebaut. Angebote wurden per E-Mail versendet – ohne systematisches Follow-up.
- —Ø Reaktionszeit: 2–3 Werktage
- —Angebote ohne Follow-up: ~40%
- —Vertriebsmitarbeiter verbrachten ~30% ihrer Zeit mit Dateneingabe
- —Kein Überblick über Pipeline oder Abschlussquoten
Die Lösung
Stack: n8n + HubSpot CRM + OpenAI API + E-Mail-Parser + Angebotstemplate-Engine
E-Mail-Erfassung & KI-Parsing
Eingehende Anfragen werden via IMAP/Webhook von n8n abgefangen. Ein KI-Modul (OpenAI GPT-4o) analysiert die E-Mail und extrahiert Kontaktdaten, Produktanfragen, Mengen, Wunschlieferdatum und Priorität als strukturiertes JSON.
CRM-Erstellung
n8n erstellt automatisch einen Kontakt und ein Deal-Objekt in HubSpot. Der Vertriebsmitarbeiter wird per Slack-Benachrichtigung informiert.
Angebotsentwurf-Generierung
Das KI-Modul erstellt auf Basis der extrahierten Daten und der Produktpreisliste einen Angebotsentwurf im Unternehmens-Template. Dieser wird dem Mitarbeiter zur Prüfung vorgelegt – nicht direkt gesendet.
Follow-up-Automatisierung
Ohne Rückmeldung nach X Tagen sendet n8n automatisch eine personalisierte Follow-Up-E-Mail. Nach einem zweiten Intervall wird eine CRM-Aufgabe erstellt: „Telefonischer Kontakt empfohlen."
Das Ergebnis
| Metrik | Vorher | Nachher |
|---|---|---|
| Reaktionszeit auf Anfragen | 2–3 Werktage | < 2 Stunden |
| Follow-up-Quote | ~60% | 100% (automatisiert) |
| Zeit für Dateneingabe/MA/Tag | ~2,5 Std. | < 15 Min. |
| Umsatz Q1 nach Implementierung | Baseline | +15% |
Ähnliches Problem? Lass uns reden.„Ich hab aufgehört, Mails in Excel zu tippen. Ich rufe jetzt einfach an."